Maatwerk Software: Wat moet dat kosten?

Regelmatig krijgen we de vraag “Wat kost het laten ontwikkelen van maatwerk software / applicatie?” En dat is een hele relevante vraag. Organisaties die op zoek zijn naar het optimaliseren/automatiseren van bepaalde processen met behulp van software staan vaak voor de lastige keuze: Gebruiken we een kant-en-klare oplossing of investeren we in maatwerk software. Om een goede keuze te kunnen maken, is het van belang dat je op de hoogte bent wat de kosten zijn van een investering in maatwerk software (‘wat is maatwerk software?’) en wat het daadwerkelijk voor je bedrijf kan betekenen. In deze blog helpen we je graag op weg…

Maatwerk software vs standaard software

De belangrijkste vraag die gesteld moet worden voordat er verder gekeken wordt is: “Wil ik de software afstemmen op mijn processen?” OF “Ben ik bereid om processen aan te passen aan de software?” Aanvullende vragen die hierbij gesteld kunnen worden:

• Hoe belangrijk zijn de processen die u zou moeten aanpassen aan de software en is die aanpassing mogelijk?
• Hoe specifiek zijn uw wensen? Hoe specifieker uw doelgroep, product of dienst, hoe groter de kans dat u baat heeft bij maatwerk software.
• Wat is er aan software beschikbaar in uw branche? Voor veel branches zijn branche specifieke softwarepakketten ontwikkeld met rijke functionaliteit.
• Zijn uw processen onderhevig aan veranderingen? Wat is uw budget? Maatwerk software is over het algemeen duurder dan een standaard software oplossing.
• Welk systeem heeft u in gebruik (applicatielandschap)? En hoe verhouden deze zich tot een nieuw te kiezen oplossing (standaard ofwel maatwerk)?

Ben je bereid en in staat om processen aan te passen aan de software, dan kun je waarschijnlijk uit de voeten met een standaard softwarepakket. Daarmee wordt het achterhalen van de kosten al een stuk eenvoudiger! Online kun je al snel oplossingen vinden als je flexibel bent in je processen.

Als je met specifieke processen niet wilt of kunt afwijken, moet de software dus worden afgestemd op je processen. Er zijn echter nog enkele redenen — ondanks dat je al een standaard softwareoplossing hebt of hebt gevonden — dat je toch voor maatwerk software zou kunnen kiezen.

Waarom maatwerk software als er ook standaard applicaties zijn?

• Standaard applicaties voldoet niet aan jouw wensen
• Je zoekt een partner die meedenkt hoe (maatwerk) software het beste aansluit op je organisatie en processen
• Je wilt in controle zijn over de ontwikkelingen

Maar misschien nog wel de belangrijkste reden: Je wilt groeien! Je doet dingen anders dan je concurrent, je wilt je onderscheiden. Als je het anders doet, andere processen hebt en anders werkt, dan zou je dat toch ook in je software door willen voeren? Maatwerk software sluit precies aan op je ideeën, eisen, wensen en doelen.

“Oké, het wordt dus software op maat…, maar wat kost dat grapje?”

Probleem’n? Maatwerk software neem’n!

Stel je voor: Een ondernemer heeft een snelgroeiend bedrijf dat zich richt op het verkopen van caravan onderdelen. De aanvragen stromen via de mail binnen, maar op kantoor kunnen ze de hoeveelheid aanvragen niet op tijd verwerken. De grenzen van efficiënt en overzichtelijk werken worden bereikt en de chaos is compleet…

In dit geval ontstaat de vraag hoe ze met zo min mogelijk personeel, zoveel mogelijk aanvragen zouden kunnen verwerken waarin het overzicht wordt bewaard en alle klanten goed en snel konden worden voorzien van de gewenste informatie en onderdelen. Maatwerk software is hier het antwoord, maar wat kost zo’n oplossing eigenlijk?

Maatwerk software kost geld, maar levert nog meer op!

Stel: Een FTE die deze aanvragen verwerkt kost € 2.400 per maand, wat neerkomt op € 33.800 per jaar (incl. alle bijkomende kosten). Dankzij de maatwerk software heeft de caravanverkoper 2 FTE’s aan het werk. Zijn concurrenten hebben 6 werknemers in dienst. Met zijn maatwerk software, bespaart hij dus 4 FTE’s per jaar. Dit levert jaarlijks een besparing op van € 135.200-. In dat geval kan hij dus elk jaar € 135.200 in softwareontwikkeling stoppen zonder dat het hem iets kost. Stel dat maatwerk software tussen de € 5.000 en € 15.000 per jaar kost, dan betekent dat de ondernemer per jaar € 120.200 bespaart. Hieruit blijkt dat in dit geval het de investering dubbel en dwars waard is geweest en het zich blijft terugbetalen. Maar hiermee heeft de ondernemer nog geen prijs behorende bij de investering in maatwerk software… Maatwerk software vergt investering in tijd en geld. Met de volgende input kunnen we een kostenindicatie geven.

Hoe komen we bij Divtag tot een kostenindicatie van je maatwerk applicatie?

• Onderstaande vragen kun je van ons verwachten bij het aanvragen van een kostenindicatie:
• Welk probleem gaat je applicatie oplossen?
• Wie gaan ermee werken? Welke doelgroepen kun je onderscheiden? Hoeveel gebruikers?
• Welke functionaliteiten zijn vereist en welke zijn gewenst?
• Welke data / logica moet worden toegevoegd aan de applicatie? In dit voorbeeld: welke informatie bevat het Excelbestand?
• Zijn er applicaties die dezelfde dienst leveren? Wat kunnen we hiervan leren?
• Heb je zelf al een gedachte over beschikbaar budget en planning?
• Aan welke gebruikerseisen moet de applicatie voldoen? (denk hier aan factoren zoals online-offline gebruik, mobiel, desktop enz.) Nu hoor ik je denken: “Waarom vragen jullie om het beschikbare budget en de planning?” Niet om de offerte naar het budget toe te rekenen. Wél om een realistische kostenindicatie af te kunnen geven.

Het is bijvoorbeeld zoals met het kopen van een huis; is het budget geschikt voor het kopen van een villa met zwembad of kan de makelaar beter kijken naar een rijtjeswoning? Wat zijn je wooneisen en wensen? Wil je in een bepaalde buurt wonen of maakt de buurt niet uit? Wil je op korte termijn verhuizen of is er nog geen noodzaak tot verhuizen?

Wat is er nodig voor een definitieve kostenindicatie voor maatwerk software?

De vraag naar een definitieve kostenindicatie is het startpunt om verder samen in overleg te gaan over de functionaliteiten. In één of meerdere sessies, afhankelijk van de complexiteit van het vraagstuk, stellen we gezamenlijk user-stories op. Op basis hiervan kunnen onze UX designers de eerste schetsen maken voor de applicatie. Pas dan weten we of onze visie op de applicatie aansluit bij je wensen en ideale bedrijfsproces. Deze inventarisatie dient als basis voor een kostenindicatie.

In het kort

Het is vooraf onmogelijk te zeggen hoeveel maatwerk software gaat kosten. Deze kosten kunnen variëren van 2K tot 40K. Voordat er een definitieve prijsopgave opgesteld kan worden, specifiek voor je vraagstuk, ben je één of meerdere koppen koffie verder. Probeer antwoorden te geven op de vragen genoemd in dit blog en ga eens rond de tafel bij een Software Ontwikkelings bureau. Bij ons ben je hiervoor aan het juiste adres. Geen software vraag is ons te complex en we denken graag met je mee. Bereid de input voor en bel ons!