Toegangscontrolesysteem voor realtime inzicht en veiligheid

Een veilig en goed georganiseerd verblijf begint bij betrouwbare aanwezigheidregistratie. Nieuwkomersregistratie.nl ondersteunt opvanglocaties door bewonersregistratie te digitaliseren. Eerder ontwikkelden wij samen hun complete bewonersbeheersysteem, dat inmiddels op meerdere locaties in gebruik is.

Het nieuwe toegangscontrolesysteem is daar een logische uitbreiding op. Wij ontwikkelden het technisch, Nieuwkomersregistratie.nl zet het in om realtime overzicht, strakke processen en een sluitende administratie mogelijk te maken — zonder extra papierwerk of losse lijstjes.

Wat is het toegangscontrolesysteem?

Het toegangscontrolesysteem is niet zomaar een registratie-oplossing, maar een slimme combinatie van hardware (passen, lezers en controller) en software. Allereerst registreert het systeem elke in- en uitcheck direct.

Vervolgens scannen bewoners hun pas bij binnenkomst of vertrek, waarna de scan onmiddellijk en realtime wordt doorgestuurd naar het platform van Nieuwkomersregistratie.nl. Daar zien locatiemedewerkers in één oogopslag wie aanwezig is en wanneer iemand zich voor het laatst heeft gemeld.

Bovendien, doordat het toegangscontrolesysteem naadloos integreert met het bestaande bewonersdossier, wordt informatie niet dubbel vastgelegd. Het resultaat: een administratie die altijd volledig en actueel is.

Eerdere samenwerking met Nieuwkomersregistratie.nl

Onze samenwerking begon met het bouwen van het kernplatform: een digitaal bewonersbeheersysteem voor opvanglocaties.
In dat traject hebben we:

• Een centraal bewonersdossier ontwikkeld met medische informatie, incidentenregistratie, verlof en gesprekken.
• Meerdere locaties ondersteund binnen één omgeving.
• AVG-conform documentbeheer en archivering opgezet.
• Integraties toegevoegd voor rapportages en koppelingen met bestaande processen.

Dit platform vormt nu de basis waarop het toegangscontrolesysteem draait. Dezelfde uitgangspunten — gebruiksvriendelijkheid, veiligheid en schaalbaarheid — zijn toegepast bij deze uitbreiding.

Waarom het toegangscontrolesysteem is ontwikkeld

Opvanglocaties hebben een cruciale vraag: wie is er nu aanwezig?
Dit is belangrijk voor:

• Veiligheid – Bij brand of ontruiming precies weten hoeveel mensen aanwezig zijn.
• Sociale controle – Inzicht in bewoners die zich niet tijdig hebben gemeld.
• Administratie – Automatische rapportages voor vergoedingen en gemeenteverantwoording.

Vanuit Nieuwkomersregistratie.nl klonk de vraag:

“Locaties willen exact weten wanneer bewoners zich voor het laatst hebben gemeld. Dat is vaak een verplichting voor onderdak. Dit moest snel, betrouwbaar en direct zichtbaar worden in ons platform.”

Het ontwikkelproces

Hoe het toegangscontrolesysteem werkt

Het toegangscontrolesysteem is direct gekoppeld aan het bewonersplatform.

• De pas wordt uitgelezen door de lezer.
• De identiteit van de bewoner wordt gecontroleerd.
• Via een beveiligde verbinding wordt de scan direct naar de applicatie van Nieuwkomersregistratie.nl gestuurd.

We ontwikkelden ook een speciale “pas-scanner”-pagina waarop beveiliging of receptie realtime scans kan zien en bewoners kan verifiëren. Zo is identiteit snel vastgesteld en is het aanwezigheidsaantal altijd actueel.

Plug & play – zonder complexe installatie

We hebben het toegangscontrolesysteem zo ontwikkeld dat het volledig stand-alone kan werken:

• Eén stekker in het stopcontact.
• Een ingebouwde 4G-router voor stabiele verbinding.
• Een communicatiemodule die de pas uitleest en direct naar de applicatie stuurt.

Geen complexe bekabeling of lange installatieprocessen — wél snelheid, betrouwbaarheid en stabiliteit. Lees hier hoe we de behuizing hebben vervaardigd.

Integratie met bewonersregistratie

Omdat het toegangscontrolesysteem volledig is geïntegreerd in het bewonersbeheersysteem, worden meldmomenten en aanwezigheidsstatus automatisch vastgelegd.
Met de meldplichtfunctie kan direct een overzicht worden gemaakt van bewoners die zich bijvoorbeeld de afgelopen X dagen niet hebben gemeld. Dat maakt handhaving eenvoudig, verkleint fouten en versnelt besluitvorming.

Heeft een locatie al een bestaand toegangscontrolesysteem? Deze oplossing kan samenwerken met toonaangevende merken en daar naadloos op aansluiten.

Privacy, veiligheid en compliance

Bij de ontwikkeling van het toegangscontrolesysteem hebben we gezorgd voor:

• Rollen- en rechtenbeheer.
• 2FA-authenticatie.
• Versleutelde datastromen.
• AVG-conform documentbeheer en archivering.

Zo kan Nieuwkomersregistratie.nl maximale dataveiligheid garanderen.

Personalisatie en branding van passen

Het toegangscontrolesysteem maakt het mogelijk bewoners gepersonaliseerde passen te geven met pasfoto en contactinformatie. Nieuwkomersregistratie.nl kan kiezen voor een lay-out in eigen huisstijl. Omdat het systeem compatibel is met gangbare pasprinters, kunnen passen lokaal geprint en direct uitgegeven worden.

Rapportages die tot actie aanzetten

Het toegangscontrolesysteem biedt uitgebreide rapportages:

• In- en uitcheckmomenten.
• Aanwezigheidsratio’s per tijdvak.
• Trends in meldplicht.
• Lijsten van bewoners die afwezig zijn.

Via de meldplichtfunctie is deze registratie bovendien direct gekoppeld aan pascontroles.

Reacties uit de praktijk

Op de locaties waar het toegangscontrolesysteem draait, horen we terug:

“Het systeem werkt zeer stabiel en effectief. Daarnaast is de communicatie supersnel via de interface inzichtelijk.”

Beveiligers en locatiemedewerkers hebben binnen seconden duidelijkheid, managers kunnen op feiten sturen en administratieve processen verlopen foutloos.

Toekomstige doorontwikkeling

We werken samen met Nieuwkomersregistratie.nl aan verdere uitbreidingen, omdat de zelfstandigheid van opvanglocaties steeds groter wordt. Denk aan:

• Fysieke toegangscontrole tot specifieke ruimtes of kamers.
• Toepassen van tijdvensters en zones.
• Integratie met aanvullende beveiligingssystemen.

Zo versterken we veiligheid én gebruiksgemak.

Samen bouwen aan slimme oplossingen

Onze samenwerking met Nieuwkomersregistratie.nl laat zien dat maatwerksoftware meer kan zijn dan alleen een product. Het is een strategisch hulpmiddel dat processen versnelt, veiligheid verhoogt en administratieve lasten verlaagt.

Wil jij ook een idee vertalen naar een schaalbare, veilige en gebruiksvriendelijke oplossing?
Wij denken graag mee vanaf de eerste schets tot en met livegang en doorontwikkeling. Neem contact met ons op voor een kennismaking.

Ook interessant om te lezen

• Badge Reader-behuizing voor betrouwbaar toegangsbeheer
• Toegangscontrolesysteem voor realtime inzicht en veiligheid
• Offerte automatiseren met AI: sneller en slimmer werken
• Orderverwerking automatiseren met AI: de slimme aanpak voor logistieke bedrijven
• DDoS-aanvallen: Wat het is en hoe jij je bedrijf kunt beschermen