Nieuwkomersregistratie.nl digitaliseert bewonersbeheer

Van visie naar platform

Het idee voor Nieuwkomersregistratie.nl ontstond aan de keukentafel. Verschillende professionals uit het werkveld van asielopvang en tijdelijke huisvesting zagen dagelijks dezelfde problemen terugkomen: chaotische registratie, gefragmenteerde informatie, privacyrisico’s en onnodig veel handmatig werk.

Ze wisten wat er nodig was: één centraal, veilig en gebruiksvriendelijk platform voor bewonersregistratie. Wat ze nodig hadden, was een technische partner die hun visie kon omzetten in een robuuste digitale oplossing.

Die partner vonden ze in ons, Divtag.

Wat volgde was een intensieve samenwerking waarin wij als ontwikkelpartner niet alleen bouwden wat nodig was, maar meedachten over structuur, processen, privacy-eisen en schaalbaarheid. Samen ontwikkelden we Nieuwkomersregistratie.nl – een platform dat vandaag de dag in gebruik is op opvanglocaties en klaar is voor landelijke uitrol. Lees hier hoe dit platform tot stand is gekomen.

Versnipperde data en hoge privacyrisico’s

De uitdaging waarvoor Nieuwkomersregistratie.nl een oplossing wilde bieden, is herkenbaar voor vrijwel elke gemeente of opvanglocatie: bewonersregistratie gebeurde vaak via losse Excel-lijsten, handgeschreven documenten en versnipperde informatiesystemen.

Gegevens waren niet centraal beschikbaar, medische info zat soms apart opgeslagen, en het registreren van bewoners zonder BSN-nummer verliep omslachtig. Bovendien voldeed de werkwijze meestal niet aan de eisen van de AVG – met alle risico’s van dien.

Dat moest anders. Maar een standaardpakket voldeed niet. Alleen maatwerk kon het verschil maken.

Van idee naar robuuste SaaS-oplossing

De initiatiefnemers van Nieuwkomersregistratie.nl kwamen bij ons met een duidelijke visie en praktijkkennis. Wij brachten onze expertise in softwareontwikkeling, security en UX mee. Samen ontwikkelden we een maatwerkoplossing gebaseerd op onze bewezen SaaS-architectuur.

We begonnen met het uitwerken van de functionele wensen en knelpunten. Daarna volgden wireframes, prototypes en technische keuzes. Alles werd stap voor stap opgebouwd in nauwe samenwerking – en continu getest met mensen uit de praktijk.

Het resultaat is een platform met:

• Een gestructureerd digitaal bewonersdossier (inclusief medische info, incidenten, gesprekken, werk & verlof)
• Ondersteuning voor meerdere opvanglocaties
• Rollen- en rechtenbeheer
• 2FA-authenticatie
• AVG-compliant documentbeheer en archivering

Lees meer over de functies op de officiële Nieuwkomersregistratie.nl features-pagina.

De bouw en implementatie: pragmatisch en veilig

De ontwikkeling van het platform werd uitgevoerd met behulp van onze eigen ontwikkelstandaarden – met nadruk op unit testing en korte feedbackloops.

De implementatie verliep gefaseerd, met ruimte voor gebruikerstests en training. Door het platform te hosten op een NEN27001-gecertificeerd platform werd maximale dataveiligheid geborgd. Het systeem is responsive ontworpen en werkt op desktop, tablet en mobiel.

Inzichten uit eerdere projecten, zoals het Grafana-dashboard voor realtime visualisatie, werden ingezet om ook in NKR krachtige rapportagefuncties mogelijk te maken.

Structuur, snelheid en zekerheid

De samenwerking resulteerde in een platform dat inmiddels in gebruik is op verschillende opvanglocaties. Het biedt:

• Realtime inzicht in bewonersdossiers
• Minder foutgevoelige handmatige processen
• AVG-compliant databeheer
• Snelle onboarding van nieuwe medewerkers dankzij een intuïtieve interface
• Een schaalbare basis voor andere gemeenten en locaties

De technische keuzes zorgen ervoor dat Nieuwkomersregistratie.nl voorbereid is op uitbreiding, integratie met andere systemen en nieuwe functionaliteit. En dat allemaal binnen een transparant en beheersbaar maatwerkbudget.

Samen bouwen aan maatschappelijke impact

Wat deze case bijzonder maakt, is niet alleen het eindproduct, maar vooral hoe het tot stand is gekomen. Nieuwkomersregistratie.nl is geen opdracht, het is een samenwerking. Een co-creatie waarin praktijkkennis en technische expertise samenvloeiden tot een platform dat verschil maakt.

Onze tip aan andere initiatiefnemers of gemeenten: durf het anders te doen. Werk samen met mensen die jouw wereld begrijpen, en bouw aan oplossingen die het werk écht beter maken.

Meer weten over deze samenwerking of zelf een idee omzetten in een werkend platform? Neem contact met ons op – we denken graag mee vanaf de eerste schets.