E-boekhouden koppeling: KPP’s boekhouding geautomatiseerd

Boekhouden? Voor KPP was het vooral tijdrovend

Kerstpakkettenplaza.nl (KPP) is dé online aanbieder van kerstpakketten voor bedrijven en particulieren in Nederland en België. Ze bieden alles: van traditionele foodpakketten tot luxe en duurzame geschenken. Met maatwerkopties, hoogwaardige & klantgerichte service en snelle levering helpen ze organisaties hun medewerkers en relaties op een persoonlijke en feestelijke manier te waarderen.

Maar achter de schermen van deze feestelijke business liep de boekhouding minder soepel. Handmatig, tijdrovend en foutgevoelig. Dat kon beter. Divtag, als vaste ontwikkelpartner van KPP, zorgde voor een slimme automatisering met de E-boekhouden koppeling.

Meer weten over KPP? Check kerstpakkettenplaza.nl 🎁

De uitdaging: handmatige boekhouding kostte tijd en energie

KPP regelt duizenden bestellingen tijdens het piekseizoen. Maar de boekhouding? Die liep nog ouderwets handmatig.

• Handmatig invoeren van verkoopfacturen en debiteurgegevens
• Tijdrovende verwerking van inkoopopdrachten naar leveranciers
• Veel foutkansen bij het afstemmen van betalingen

Betalingen kwamen binnen via verschillende kanalen: online via iDEAL of creditcard, of handmatig via bankoverschrijvingen. Het gevolg? Een complexe administratie die veel tijd en aandacht vroeg.

KPP had één doel: minder handmatig werk, minder fouten, meer overzicht.

“Handmatige boekhouding? Dat kan slimmer, sneller en foutlozer.”

De oplossing: een slimme E-boekhouden koppeling

Samen met KPP ontwikkelden we een maatwerkoplossing: een koppeling tussen hun op-maat ontwikkelde backoffice-systeem en boekhoud pakket van e-boekhouden.nl.

Hoe werkt het?

KPP gebruikt een eigen backoffice voor hun webshop. Hierin worden o.a.:

• Verkoopfacturen aangemaakt
• Inkoopopdrachten naar leveranciers verwerkt
• Debiteurgegevens beheerd

Wij realiseerden een maatwerk koppeling met de E-boekhouden.nl API. Hierdoor worden verkoopfacturen, debiteuren en inkoopopdrachten automatisch gesynchroniseerd.

Slimme verwerking van betalingen

Betalingen via iDEAL, creditcard of bankoverschrijving? Geen probleem. Dankzij de koppeling worden deze transacties automatisch verwerkt en gematcht met de juiste facturen.

• Automatisch afletteren van inkomende en uitgaande betalingen
• Minder kans op fouten door menselijke vergissingen te minimaliseren

Meer weten over API-koppelingen? Check onze blog over API-integraties.

“Automatiseren is niet alleen sneller, het voorkomt ook fouten.”

De implementatie: van maatwerk tot perfect ingeregeld

Technische realisatie

De uitdaging zat niet alleen in het bouwen van de koppeling, maar ook in het verwerken van diverse betaalmethodes. We zorgden ervoor dat:

• Verkoopfacturen en debiteuren automatisch worden gesynchroniseerd
• Inkoopfacturen met scan & herken eenvoudig klaargezet worden

Samenwerking met de boekhouder

We werkten nauw samen met de boekhouder van KPP, VWG uit Nijmegen, om de administratie slim in te richten:

• Grootboekschema’s opgezet
• Automatische boekingen geconfigureerd
• Bankkoppelingen en scan & herken geoptimaliseerd

Omgaan met uitzonderingen

Niet elke betaling verloopt vlekkeloos. Denk aan:

• Klanten die het verkeerde bedrag overmaken
• Onjuiste omschrijvingen bij betalingen

We bouwden slimme logica in om deze uitzonderingen automatisch te herkennen en af te handelen.

Loop je zelf tegen softwareproblemen aan? Lees hoe je een softwareblokkade voor groei herkent én oplost.

“De beste automatisering werkt ook als het even niet volgens het boekje gaat.”

De resultaten: tijdwinst en foutloos boekhouden

Dankzij de koppeling met E-boekhouden bespaart KPP enorm veel tijd en moeite.

Tijdswinst

• Verkoopfacturen en debiteuren worden automatisch verwerkt
• Inkoopfacturen via scan & herken hoeven alleen nog gecontroleerd te worden

Minder fouten

• Betalingen worden automatisch gematcht met de juiste facturen
• BTW- en ICP-aangiften zijn eenvoudiger en foutloos uit te voeren

Real-time financieel inzicht

• Altijd actueel inzicht in de balans en resultatenrekening
• Sneller en beter onderbouwde financiële beslissingen

“Van handmatig invoeren naar automatisch inzicht. Dat is pas efficiëntie.”

De impact op de toekomst: klaar voor groei

KPP is nu klaar voor de toekomst. Maar we blijven optimaliseren.

🚀 Wat staat er op de planning?

• Uitgebreidere rapportages voor nog meer financiële inzichten
• Volledig geautomatiseerde BTW- en ICP-aangiften
• Verdere optimalisatie van de koppeling om nóg efficiënter te werken

Regelmatig optimaliseren? Vergeet niet je software op tijd te onderhouden. Lees hier waarom software updaten cruciaal is.

Omdat Divtag de vaste ontwikkelpartner van KPP is, blijven we samen bouwen aan slimme oplossingen. Zo groeit de administratie gewoon mee met het succes van KPP.

“Een slimme oplossing stopt niet bij de oplevering. We blijven optimaliseren.”

Van tijdrovend naar tijdbesparend!

Dankzij de E-boekhouden koppeling is de boekhouding van KPP geen blok aan het been meer. Wat eerst een tijdrovende klus was, is nu grotendeels geautomatiseerd. Minder werk. Minder fouten. Meer inzicht.

Wil je ook jouw administratie slimmer inrichten? Neem contact op met Divtag en ontdek wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen. 🚀

Meer weten over KPP? Bezoek kerstpakkettenplaza.nl