Automatiseren met AI: een slimme eerste stap voor elk bedrijf

Inleiding
Automatiseren met Artificial Intelligence (AI) klinkt voor veel bedrijven als iets groots, complex of toekomstmuziek. Maar in werkelijkheid is het vaak simpeler dan je denkt. Steeds meer MKB-bedrijven ontdekken dat ze met slimme AI-tools al vandaag tijd, geld en fouten kunnen besparen. In deze introductie leggen we uit wat automatiseren met AI precies inhoudt, welke voorbeelden er zijn, welke vormen van automatisering er zijn, en hoe je als organisatie klein maar effectief kunt beginnen.
Wat betekent automatiseren met AI?
Automatiseren met AI betekent dat je bepaalde taken laat uitvoeren door een systeem dat “meedenkt”. In tegenstelling tot traditionele automatisering, die alleen vaste stappen volgt, kan AI omgaan met variatie en ongestructureerde data. Denk aan tekst, beeld of gesprekken.
Een paar voorbeelden:
- E-mails automatisch samenvatten
- Inkomende klantvragen categoriseren
- Offertes genereren op basis van een paar kernwoorden
- Facturen herkennen en controleren zonder handwerk
AI kijkt als het ware mee, leert van patronen en neemt werk uit handen.
Verschil tussen klassieke automatisering en AI-automatisering
Bij klassieke automatisering stel je regels op: “Als A gebeurt, doe dan B”. Bij AI geef je het systeem een doel, en leert het zelf hoe het daar komt.
Klassiek | AI-gebaseerd |
---|---|
Vaste regels | Flexibel, leert van data |
Werkt goed met gestructureerde info | Kan omgaan met variatie |
Gevoelig voor uitzonderingen | Past zich aan |
Vooral bij repetitief werk met veel variatie – zoals e-mails of documenten – maakt AI het verschil.
Vormen van automatiseren met AI
Er zijn verschillende manieren waarop je als organisatie met automatisering aan de slag kunt. Deze vallen grofweg in twee categorieën: no-code/low-code platforms en maatwerkoplossingen.
1. No-code en low-code tools (zoals Zapier, Make, n8n)
Tools als Zapier, Make en n8n maken het mogelijk om zonder programmeerkennis systemen aan elkaar te koppelen en geautomatiseerde workflows op te zetten. Denk aan:
- Een automatisch antwoord versturen als er een contactformulier binnenkomt
- Een samenvatting laten maken van een e-mail via ChatGPT en deze opslaan in je CRM
- Informatie uit een Google Sheet automatisch laten verwerken in een facturatiesysteem
Deze tools zijn ideaal om snel iets te testen en kunnen vaak verrassend krachtig zijn – zeker in combinatie met AI via bijvoorbeeld de OpenAI API.
2. Maatwerksoftware voor slimme automatisering
Soms zijn de processen of datastromen zo specifiek dat een standaardtool niet volstaat. In dat geval is maatwerksoftware de beste oplossing. Hiermee kun je volledig afgestemde automatisering bouwen, bijvoorbeeld:
- Een eigen AI-assistent die rapporten genereert op basis van je database
- Geautomatiseerde workflows in een klantportaal
- Intelligente documentanalyse in je bestaande ERP- of CRM-systeem
Het voordeel van maatwerk? Je zit niet vast aan beperkingen van externe platforms en hebt volledige controle over functionaliteit, data en beveiliging.
Voorbeelden uit de praktijk
Bij Divtag zien we elke dag waar automatisering met AI het verschil maakt. Denk aan:
- CRM-systemen die automatisch klantnotities samenvatten
- Supportafdelingen die e-mails laten sorteren op onderwerp en urgentie
- HR-teams die cv’s laten analyseren en matchen met vacatures
- Logistieke bedrijven die vrachtdocumenten automatisch laten uitlezen
In onze blog over Copilot vs Gemini vs ChatGPT vergelijken we populaire AI-tools die je hiervoor kunt inzetten.
Hoe begin je met automatiseren?
- Kies één proces dat nu veel tijd kost of foutgevoelig is
- Bepaal of er herhaling in zit – dat is vaak een goede AI-kans
- Gebruik een bestaande tool zoals Zapier of ChatGPT API
- Test het eerst klein – intern of in een afgeschermde omgeving
- Leer en schaal op als het werkt
Wil je weten waar de kansen liggen in jouw organisatie? Lees dan ook onze blogs over kunstmatige intelligentie toepassen of ontdek tools zoals Zapier.
Veelgebruikte AI-tools voor automatisering
- ChatGPT – voor tekst, samenvattingen en interactie
- Make/Zapier/n8n – om AI te koppelen aan je bestaande software
- Deepseek of Claude – krachtige alternatieven voor generatieve AI
- OpenAI API – voor ontwikkelaars die zelf willen bouwen
Meer weten? Bekijk onze gids over de OpenAI API.
Conclusie: begin slim, niet groot
Automatiseren met AI hoeft geen miljoenenproject te zijn. Door klein te beginnen – met een e-mail, document of rapport – boek je vaak snel resultaat. Begin met wat je vaak doet, en kijk hoe AI je daar slimmer mee kan helpen.
Tip: Start met een gratis AI-tool zoals ChatGPT en combineer het met een eenvoudige automatiseringstool zoals Zapier. Binnen een dag kun je je eerste proces slimmer maken.
Wil je sparren over kansen voor jouw bedrijf? Doe dan onze gratis AI-check en ontdek binnen enkele minuten waar jouw organisatie kan automatiseren met AI. Of neem contact met ons op – we denken graag met je mee.